Apabila Operasi Bertemu Claude: Bagaimana Satu Pasukan Mengubah Cara Kerja Bersama AI
Daripada memahami satu dokumen, kepada menghubungkan seluruh pangkalan pengetahuan kami, hinggalah mengubah cara kami mengendalikan mesyuarat — inilah kisah bagaimana Operation Team OakMega membawa Claude ke dalam kerja harian, serta masalah sebenar yang kami hadapi sepanjang perjalanan.
Irene ChaoExecutive Assistant
Daripada satu Google Sheet kepada pangkalan pengetahuan yang bersambung: bagaimana cara kerja Operation Team bersama AI berkembang
Perkara utama
- Operation Team OakMega menggunakan Claude pada tiga lapisan: pemprosesan dokumen → integrasi maklumat → sokongan keputusan
- Kejayaan terbesar bukan sekadar penjimatan masa — tetapi tabiat memikirkan masalah dengan teliti sebelum bertanya
- Matlamat seterusnya: beralih daripada jawapan reaktif kepada ejen pintar yang bertindak sendiri
Tiga tahun lalu, OakMega mempunyai kira-kira dua puluh orang. Rekod pekerja disimpan dalam satu Google Sheet, dan setiap kali kami memerlukan sesuatu, kami tulis formula. Leceh, tetapi berfungsi.
Kemudian pasukan berkembang kepada hampir empat puluh orang. Lebih banyak jabatan, lebih banyak pertukaran kakitangan. Suatu hari kami perlukan purata bilangan pekerja untuk sepanjang tahun, yang bermakna kami perlu mengambil kira setiap tarikh mula bekerja, setiap tarikh berhenti, status bulanan setiap orang — serta beberapa orang yang berhenti dan kemudian kembali semula. Bolehkah kami tulis formula itu? Boleh. Tetapi setelah ditulis, ia sukar disahkan, dan mengubah satu syarat sahaja bermakna kami perlu menyemak semuanya semula dari awal.
Ketika itu jelas: kami sudah lama melangkaui syarikat kami tiga tahun lalu, tetapi cara kami mengendalikan maklumat langsung tidak berubah.
Dari situlah kami mula membawa Claude ke dalam aliran kerja kami dengan serius.
Ada satu soalan yang sering saya tanya kepada ramai orang, dan jawapannya hampir sentiasa sama: "Kami guna ChatGPT, tapi… saya tak dapat nak cakap apa bezanya." Setahun lalu, Operation Team OakMega juga berada di tahap yang hampir sama. Artikel ini menceritakan bagaimana kami beralih daripada "tak dapat nak cakap" kepada "tak boleh bekerja tanpanya."
Di OakMega, kami menjual penyelesaian yang membantu perniagaan memperoleh nilai sebenar daripada AI. Jadi apabila seseorang bertanya, "Bagaimana anda sendiri menggunakan AI?", ada tekanan sebenar di sebalik jawapannya. Kami membawa Claude ke dalam kerja kami pada tiga lapisan: pemprosesan dokumen (dokumen tender, analisis tinjauan), integrasi maklumat (menghubungkan Notion dan Google Drive untuk carian segera) dan sokongan keputusan (laporan interaktif sebelum mesyuarat). Berikut ialah bagaimana setiap lapisan benar-benar berakar dalam kerja harian kami.
Tiga lapisan penggunaan Claude kami
Tiga lapisan — dokumen → integrasi → keputusan — setiap satu mengurangkan kos geseran
Lapisan 1: Pemprosesan dokumen
Ini penggunaan paling langsung, dan yang pertama kami amalkan.
Dokumen tender kerajaan lazimnya panjang dan padat, dengan syarat kelayakan, kriteria pemarkahan dan tarikh akhir tersebar di bahagian yang berlainan. Terlepas satu butiran, anda mungkin terlepas sesuatu yang kritikal. Dahulu kami membacanya halaman demi halaman dan menyediakan senarai semak bida secara manual — kerja yang perlahan dan memerlukan tumpuan sepenuhnya. Kini kami serahkan dokumen itu kepada Claude, minta ia menyusun ambang kelayakan, dokumen yang diperlukan dan item pemarkahan mengikut kategori, kemudian kami sahkan setiap satu. Ia tidak memutuskan sama ada kami patut membida; itu masih memerlukan pemikiran manusia. Tetapi dari segi menyusun maklumat, ia menjimatkan banyak masa kami.
Kami menggunakan logik yang sama untuk HR. Setiap kali tinjauan pekerja separuh tahunan ditutup, kami berikan data mentah kepada Claude untuk analisis awal — taburan skor, perbandingan antara jabatan, tema daripada jawapan terbuka — dan menjadikannya laporan berformat seragam yang disimpan dalam Notion. Kerja yang dahulunya mengambil masa setengah hari kini selesai dalam masa kurang daripada sejam.
Lapisan 2: Integrasi maklumat
Bekerja dengan satu dokumen agak mudah difahami. Apa yang benar-benar membawa perbezaan ialah menghubungkan Claude kepada sumber data syarikat.
Data operasi OakMega tersebar di Google Drive dan Notion — maklumat pekerja, rekod perbelanjaan dan status projek masing-masing berada di tempat tersendiri. Untuk menjawab satu soalan, dahulu kami perlu tahu di mana data itu, membuka fail yang betul dan mencari tab yang betul sebelum boleh bermula. Setelah kami menghubungkan sumber-sumber itu melalui penyambung (connector) Claude, geseran itu hilang.
Mahu tahu nisbah jantina pasukan semasa, atau pecahan tempoh perkhidmatan mengikut jabatan? Tanya sahaja, dan jawapannya kembali dalam beberapa saat. Begitu juga untuk menyemak perbelanjaan bulan ini berbanding pelan, atau item mana yang masih ada baki bajet. Data itu sentiasa ada; cuma kosnya terlalu tinggi untuk dicapai. Kini kos itu hampir sifar. Satu kajian McKinsey mendapati pekerja berpengetahuan menghabiskan purata 19% daripada waktu kerja mereka untuk mencari dan mengumpul maklumat — bagi Operasi, kami anggap angka itu masih konservatif.
Lapisan 3: Sokongan keputusan
Setelah data boleh diperoleh serta-merta, kami beralih kepada soalan seterusnya: bagaimana kami boleh menyampaikan maklumat ini kepada peserta sebelum mesyuarat, dan bukannya mencari angka ketika sudah duduk di meja?
Pendekatan kami ialah meminta Claude menjana laporan data interaktif sebelum mesyuarat supaya peserta boleh menyemaknya terlebih dahulu. PDF statik tidak memadai di sini — ia hanya boleh memaparkan, bukan membolehkan orang menukar dimensi atau meneliti butiran yang mereka pedulikan. Laporan web interaktif boleh. Tetapi ada satu kekangan sebenar: untuk berkongsi HTML yang dijana oleh Claude, anda perlu menerbitkannya secara umum, dan umum bermakna ada lompang keselamatan.
Penyelesaian kami ialah menampal kod yang dijana oleh Claude terus ke dalam halaman akses terhad OakMega. Produk ini membolehkan kami menerbitkan laporan interaktif dalam pangkalan data kami sendiri, jadi hanya orang yang kami benarkan boleh membukanya — dan kami boleh menjejak siapa yang sudah melihatnya dan siapa yang belum. Kami mengekalkan interaktiviti dan menyelesaikan masalah keselamatan pada masa yang sama.
Ini benar-benar mengubah cara kami bermesyuarat. Peserta masuk ke bilik mesyuarat dengan sudah memahami kedudukan semasa, jadi tiada masa terbuang untuk mengesahkan angka di situ juga. Perbincangan terus beralih daripada "apakah situasi semasa" kepada "analisis dan keputusan." Mesyuarat berjalan lebih pantas, dan kesimpulan lebih mudah dilaksanakan.
Menggunakannya dengan serius — dan berdepan dengan batasannya
Kami bukan pengguna tegar Claude, tetapi kami pengguna yang serius.
Ada ketikanya kami tidak menggunakannya dengan baik. Apabila latar belakang yang kami berikan tidak lengkap, hasilnya tersasar. Apabila kami belum memikirkan soalan dengan teliti, output menyimpang. Pernah sekali saya minta Claude menyediakan perbandingan perbelanjaan merentas jabatan tetapi terlupa menyatakan bulan mana yang perlu dikecualikan. Ia memberikan laporan dengan format yang sempurna dan logik yang kukuh — tetapi julat masanya salah sama sekali. Saya sendiri tidak perasan; saya hanya tahu apabila seseorang bertanya mengenainya dalam mesyuarat.
Kualiti output bergantung pada kualiti input — AI tidak akan mengingatkan anda, jadi anda perlu membina tabiat itu sendiri
Pengalaman ini mengajar kami sesuatu: kualiti output sesuatu alat sangat bergantung pada kualiti input penggunanya. Ini bukan unik kepada Claude, tetapi Claude membuatkan kami merasainya dengan sangat ketara.
Dalam satu segi, itu ialah bonus yang tidak dijangka. Untuk menggunakan Claude dengan baik, kami membina tabiat memikirkan masalah dengan teliti sebelum bertanya. Proses itu sendiri sudah merupakan satu perubahan dalam cara kami bekerja.
Ke mana kami mahu pergi seterusnya
Buat masa ini, cara kami menggunakan Claude pada dasarnya masih "kami tanya, ia jawab." Seterusnya, kami mahu ia beralih daripada bertindak balas kepada bertindak.
Banyak kerja Operasi bersifat kitaran dan berasaskan peraturan: laporan berkala, penyelarasan perbelanjaan, peringkat penting proses HR, penjejakan tarikh tamat kontrak. Semua ini tidak memerlukan seseorang untuk "berfikir" — ia perlu dilakukan dengan betul pada masa yang tepat. Dengan membina aliran kerja automatik dan ejen pintar, kami mahu tugasan rutin ini terus berjalan di latar belakang, supaya kami boleh menumpukan sepenuh tenaga kepada pengecualian dan keputusan yang memerlukan pertimbangan.
Keadaan ideal: sistem automatik secara senyap menjalankan kerja rutin Operasi di belakang tabir, dan masa kami digunakan sepenuhnya untuk perkara yang benar-benar memerlukan manusia untuk membuat keputusan. Kami belum sampai ke tahap itu, tetapi hala tujunya jelas.
Alatan terus berkembang, tetapi intipati Operasi tidak berubah
Satu perkara terakhir.
Apabila alatan AI muncul, ada yang bimbang: "Jadi apa lagi yang tinggal untuk kerja kami?" Tetapi sesiapa yang pernah bekerja dalam Operasi tahu bahawa kerja yang benar-benar bernilai tidak pernah menjadi bahagian yang boleh dijadikan peraturan. Ia ialah membuat pertimbangan apabila maklumat tidak lengkap, mencari jalan keluar apabila sesuatu proses tersekat, dan menyerahkan tugasan yang betul kepada orang yang betul pada masa yang betul.
Claude tidak dapat menggantikan itu.
Tetapi ia menyingkirkan sebahagian kerja remeh, memberi kami lebih banyak masa dan tenaga untuk perkara yang penting. Itu sudah memadai.
Ingin tahu bagaimana OakMega bekerja? Kami sedang mencari orang yang mementingkan kerja yang dilakukan dengan baik, sama seperti kami. 👉 Lihat jawatan kosong kami
Soalan Lazim
Q: Bagaimana sebenarnya Operation Team OakMega menggunakan Claude?
A: Pada tiga lapisan: pemprosesan dokumen (analisis tender, ringkasan tinjauan pekerja), integrasi maklumat (menghubungkan Google Drive dan Notion untuk carian segera) dan sokongan keputusan (menjana laporan data interaktif sebelum mesyuarat).
Q: Apakah langkah pertama bagi syarikat yang mahu membawa AI ke dalam aliran kerjanya?
A: Mulakan daripada masalah sebenar, bukan daripada alat itu sendiri. Titik permulaan OakMega ialah "mengira purata bilangan pekerja secara manual terlalu rumit dan terlalu mudah tersilap." Hanya setelah mengenal pasti masalah yang konkrit, barulah kami menilai semula alat mana yang boleh menyelesaikannya.
Q: Bagaimanakah laporan yang dijana oleh Claude kekal interaktif dan selamat pada masa yang sama?
A: Letakkan kod yang dijana oleh Claude pada halaman akses terhad anda sendiri dan bukannya menerbitkannya secara umum. Hanya pengguna yang dibenarkan boleh membukanya, dan anda mengekalkan kedua-dua interaktiviti dan penjejakan akses.
Q: Apakah masalah paling biasa apabila menggunakan Claude untuk kerja?
A: Kualiti input menentukan kualiti output. Jika latar belakang tidak lengkap atau soalan belum difikirkan dengan teliti, hasilnya akan tersasar. Anda perlu membina tabiat ini dengan sengaja — alat itu tidak akan mengingatkan anda.
Q: Adakah Claude akan menggantikan kakitangan Operasi?
A: Tidak — sekurang-kurangnya bukan teras kerjanya. Membuat pertimbangan dengan maklumat yang tidak lengkap, mencari jalan keluar apabila proses tergendala, menyerahkan kerja kepada orang yang betul pada masa yang betul: AI tidak dapat menggantikan semua ini. Peranan Claude ialah menyingkirkan kerja remeh supaya manusia mempunyai lebih banyak tenaga untuk perkara yang benar-benar memerlukan pertimbangan.
