Bagaimana Menggunakan Mesej Balasan Automatik untuk Meningkatkan Kecekapan Khidmat Pelanggan?

Bagi anda yang mengendalikan akaun rasmi, membalas soalan pelanggan dengan pantas amat penting dalam membina jenama. Namun disebabkan kekangan seperti waktu perniagaan dan susunan kakitangan khidmat pelanggan, peniaga mungkin terpaksa menangguhkan balasan kepada permintaan pelanggan, dan pelanggan mungkin perlu menunggu beberapa jam, malah sehingga hari bekerja berikutnya untuk menerima mesej daripada peniaga.

Adakah anda tertanya-tanya jika ada cara lebih baik untuk mempercepat proses khidmat pelanggan?

Manfaatkan fungsi balasan automatik

Selepas menyambungkan Messaging API, anda boleh menggunakan Push API dan Reply API untuk membina mesej balasan automatik. Apabila pelanggan menghantar mesej yang mengandungi kata kunci tertentu, balasan automatik akan dicetuskan.

Mesej yang dihantar melalui Push API dan Reply API tidak dikira dalam caj penghantaran mesej. Dengan kata lain, jika fungsi ini digunakan dengan berkesan, anda dapat memaksimumkan pelan berasaskan penggunaan LINE 2.0.

Bina LINE Official Account eksklusif jenama dengan Messaging API!

Semakin banyak jenama membuka akaun rasmi di platform sosial, kebanyakannya dengan harapan memanfaatkan sifat interaktif media sosial untuk berhubung dengan rakan secara lebih langsung. Melalui teknologi Messaging API daripada LINE Developers, jenama boleh menyambungkan “chatbot” pada LINE Official Account untuk interaksi satu lawan satu yang lebih pelbagai dengan rakan.

https://oakmega.com/blog/what-is-line-messaging-api

‍

Sebelum menetapkan mesej balasan automatik, senaraikan dahulu soalan yang kerap ditanya oleh pelanggan sebelum ini. Berikut ialah beberapa mesej dan soalan lazim yang sesuai untuk semua industri sebagai panduan:

Mesej lazim

1. Mesej alu-aluan: Hai, terima kasih kerana menambah kami sebagai rakan. Apa yang boleh kami bantu?
2. Soalan berkaitan produk: Maaf, saiz yang anda pilih telah kehabisan stok.
3. Soalan pesanan: Produk telah dihantar melalui kurier, sila perhatikan notifikasi SMS!
4. Mesej terima kasih: Terima kasih atas sokongan anda, pesanan produk/perkhidmatan telah selesai!
5. Mesej memohon maaf: Maaf atas kesulitan, kami akan menyelesaikannya secepat mungkin!

Soalan lazim

1. Apakah waktu perniagaan anda?
2. Bagaimana saya boleh menghubungi kakitangan?
3. Bolehkah saya melihat butiran produk/perkhidmatan di laman web rasmi?
4. Adakah produk/perkhidmatan menawarkan tempoh percubaan atau pemulangan percuma?
5. Saya mahu memulangkan atau menukar barang, bagaimana caranya?

Mengendalikan akaun rasmi media sosial ialah proses jangka panjang. Jenama juga boleh mengendalikan akaun buat seketika dahulu, menggunakan 500 mesej percuma setiap bulan dalam pelan penggunaan rendah untuk merumuskan soalan yang kerap ditanya pelanggan.

‍

Cara menetapkan mesej balasan automatik dan templat mesej lazim

Selepas merumuskan soalan lazim pelanggan, anda boleh mula mencipta mesej balasan automatik. Dengan tetapan pencetus kata kunci, apabila rakan menghantar kata kunci, mesej yang sepadan akan dibalas secara automatik, memberikan khidmat pelanggan serta-merta.

Cara mencipta mesej balasan automatik di papan pemuka LINE OA

1. Log masuk ke papan pemuka LINE OA.
2. Klik “Home” (Laman utama) > “Auto-reply messages” (Mesej balasan automatik).
3. Klik “Create” (Cipta) untuk menetapkan kata kunci, kandungan dan tempoh balasan, lalu tambah mesej balasan automatik.
4. Selepas selesai, laraskan status (hidup/mati).

‍

Fungsi balasan automatik berbeza mengikut “mod respons” akaun rasmi:
1. Mod “Chatbot”: sistem boleh menghidupkan mesej balasan automatik sepanjang masa untuk menjawab soalan rakan secara automatik.
2. Mod “Chat” (Sembang): sistem akan menjawab soalan rakan secara automatik pada “waktu luar perniagaan” yang ditetapkan oleh peniaga.

‍

Cipta mesej balasan automatik melalui papan pemuka OakMega SCRM

Jika anda mahu menyediakan balasan lazim untuk soalan biasa pelanggan, gunakan “fungsi templat mesej” OakMega SCRM untuk mencipta mesej lazim terlebih dahulu, kemudian gunakannya dalam mesej balasan automatik yang dicetuskan oleh kata kunci.

Selain menetapkan kata kunci yang mungkin ditanya pelanggan dan slot masa pencetus, mesej balasan OakMega juga boleh menggunakan templat mesej lazim yang telah dibina serta melabelkan tag berdasarkan tingkah laku pelanggan, bagi tujuan pembahagian segmen dan membina profil tingkah laku rakan.

‍

Perkhidmatan segera, selesaikan masalah rakan

Mesej balasan automatik akaun rasmi membolehkan anda membalas permintaan khidmat pelanggan rakan dengan segera dan mengurangkan rasa tidak sabar ketika menunggu. Sesetengah isu juga boleh diselesaikan pada peringkat ini, jadi kakitangan khidmat pelanggan dapat diagihkan dengan paling sesuai dan kecekapan khidmat pelanggan jenama meningkat.

Selain itu, jika anda mempunyai ramai rakan atau berada dalam industri yang permintaan khidmat pelanggannya tinggi seperti e-dagang atau syarikat perkhidmatan khusus, pertimbangkan untuk menggunakan Service Center. Papan pemuka khidmat pelanggan yang lebih sistematik untuk penugasan dan pengagihan mesej membolehkan status khidmat setiap rakan diurus dengan lebih terperinci bagi memenuhi keperluan mereka.

📣 OakMega
Social CRM yang dicipta untuk pemasar: https://oakmega.com/

‍👏 Tepukan anda ialah pendorong saya, tekan lama untuk bertepuk berulang kali!
‍Laman web rasmi / Halaman Facebook / Instagram