聊天社群完成80%出席率的線下免費活動

如何透過聊天社群完成 80% 出席率的線下免費活動?

2020 TeleLens DemoDay 終於順利落幕了!非常感謝大家的參與,當天因為下雨很擔心免費活動的出席率,最終報到出席率是 83% ,既然是 TeleLens DemoDay 當然是要展示 Telegram 能做的的事情,所以從線上報名、線下報到、活動中的遊戲互動都是透過 Telegram bot 完成。這過程中我們做了哪些事呢?

2020 TeleLens DemoDay 終於順利落幕了!非常感謝大家的參與,當天因為下雨很擔心免費活動的出席率,最終報到出席率是 83% ,既然是 TeleLens DemoDay 當然是要展示 Telegram 能做的的事情,所以從線上報名、線下報到、活動中的遊戲互動都是透過 Telegram bot 完成。

這過程中我們做了哪些事呢?

Telegram 報名表單

挑選 Telegram 作為活動報名的基地,其實是一步險棋,很怕很多人不熟悉 Telegram 的操作,不過實際運作下來這是我們多慮了,報名人數遠超過我們的預期。

將報名網址引導至「社群丼機械男僕」,透過歡迎訊息推播或關鍵字觸發,都可以正確的得到報名網址。

新 bot 使用者:透過歡迎訊息推播活動報名資訊
既有 bot 使用者:可經由關鍵字觸發發送報名連結

報名方式以表單形式報名,填寫的資料可以確認且即時修改,可以針對電話號碼和 Email 格式進行簡易防呆,比起透過 chatbot 一問一答的形式可以更有效率的完成報名。

Telegram 報到 QR Code

完成報名後,開始進入名單篩選並且透過 bot 標籤化分眾發文,回覆「我會到場」或「無法參加」,再依據「無法參加」的人數依序遞補上,這過程都是透過標籤化的形式完成,最後再依照身上帶有「我會參加」的標籤發送QR Code,作為當天入場的活動票卷。

當天活動出示 QR Code 給人員掃描就會被貼上「完成報到」的標籤,就能對這些標籤進行接下來的遊戲互動,只有在現場完成報到的人能參與活動中的遊戲,所以就算知道活動答題的關鍵字,沒有「完成報到」標籤也無法觸發活動,這樣可以確保只有現場的人能參與活動。

票卷本體塞入了小小的個人頭像,經由 bot 直接發送到每個人對話中,現場出示 QR Code 掃描完成入場

QR Code 也針對個人客製化製造專屬感,畢竟這是一場經過精挑細選的活動,報名的踴躍度讓我們不得不做人數上的篩選,在更多小細節的地方放更多心思,也讓整個入場流程更加順暢。

你可能會想問:

如果有些人沒收到QR Code 該怎麼報到?

工作人員可以引導現場觸發關鍵字範本,透過當天的報到密碼,就能順利地被貼上「報到成功」的標籤。

這跟活動的售票平台有何不同呢?

目前不少活動平台在整個報名報到過程都已經非常順暢,但為什麼還是要選擇使用這樣的形式?

原因有三個

📌 掌握使用者名單(許多售票平台並不會提供報名資料)
📌 不會被社群平台演算法綁架
📌 可直接對參與者發出訊息通知(行前通知、會後大合照、當天活動簡報等)

我們不斷地將聊天社群定義為鐵粉的聚集地,透過你自己的聊天社群,可以圈出自己的鐵粉,表單報名的同時又可以將資料收回自己的帳號底下,成為第一方的資料平台。

Double Check 是出席率的關鍵

過程中,我們總共發了四次提醒,分別是
1. 參加確認:「我會到場」「無法參加」
2. 發送入場 QR Code
3. 活動前一天提醒
4. 當天上午傳送天氣提醒(當天陰雨綿綿)

這些提醒都會是為了讓大家不要忘了免費活動的存在,因為付費活動大家就會記得拿著票根前往,但免費活動很容易因為一些天氣因素,或是重要性而被往後排,就導致出席率不佳的狀況。

雖然這次活動前一天預測會有 90% 的出席率,不過最終只有 85% 的人到場,不過成果還是比很多免費活動 60% 的出席率高出許多。

後續行銷

當天的活動標籤也可以進行後續的行銷推廣使用,像是活動中可能提供的優惠,時間快到時也可發送訊息提醒,這類的資訊都可使用標籤限定的形式發送,也不會盲目的廣撒。

甚至可針對當天沒有到場,或是有報名沒有被選上的人,「有點擊表單但沒有完成報名」、「有報名但沒完成報到」、「有發送票卷但沒完成報到」等,不同的標籤都可以提供不同的優惠組合,並且針對每一個標籤的狀況給予不同的資訊。

結論

票卷讓免費活動多了一份專屬感,甚至我們透過設計,將每個人的大頭貼藏在 QR Code 中,讓每一位使用者多了專屬設計的感覺,也透過聊天軟體的特性:對話,不斷的提醒活動。

我們就像是個撈叨的朋友,不斷的溫馨提醒讓免費活動得以順利進行,完整的發揮了聊天社群的優勢。

※ TeleLens 也有一個好消息,12/31前串接完成的話,可以免費使用至2021/06/30,請把握機會。

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