Inside OakMega | Đồng nghiệp mới của chúng tôi, Newton, là AI
Newton, đồng nghiệp phụ trách vận hành tài chính của OakMega, là AI. Newton lo đối soát, duy trì dữ liệu khách hàng và tổng hợp báo cáo, còn việc ra quyết định vẫn do con người đảm nhận.
Irene ChaoExecutive Assistant
Một buổi sáng, bộ phận tài chính nhận được một bản danh sách.
Từng hợp đồng trong hệ thống đều đã được rà soát: hóa đơn đã thu tiền đủ chưa, tổng cộng lại có khớp đúng giá trị hợp đồng không. Hợp đồng nào đã có thể đóng, hợp đồng nào còn khoản chưa thu đủ, danh sách ghi rõ ràng, mỗi dòng đều kèm số hóa đơn và ngày tháng.
Người tổng hợp danh sách này không phải một đồng nghiệp nào trong công ty, mà là Newton, thành viên mới của đội Operation, phụ trách vận hành tài chính.
Newton là AI.
Một nhóm đồng nghiệp AI có tên riêng
Newton không làm việc một mình. Newton thuộc AI Crew, nhóm đồng nghiệp AI do CTO Khan xây dựng cho công ty. Mỗi thành viên đều có tên và vai trò riêng: quản lý sản phẩm Margaret, quản lý dự án Barbara, kỹ sư dự án Maxwell, kỹ sư backend Euler, kỹ sư frontend Hopper, trợ lý Hedy và vận hành tài chính Newton.
Lần trước khi viết về Operation và AI, AI vẫn chỉ là một công cụ chúng tôi mở ra để dùng. Lần này, họ có tên, có phân công, biết nhận việc và biết báo cáo lại.
Bài viết này muốn kể về quãng thời gian làm việc cùng Newton.
Newton tiếp quản những việc ngày nào cũng có nhưng mãi không làm hết
Kế toán là mảng việc không được phép sai sót và cũng tốn sức nhất của Operation. Hóa đơn, khoản thu, ghi nhận doanh thu và hợp đồng, cả bốn phải khớp với nhau. Chỉ cần lệch một chỗ, rất có thể đó là một khoản tiền bị bỏ sót chưa thu.
Rà soát tổng thể hợp đồng chỉ là một trong số đó. Hằng ngày, Newton còn kiểm tra từng khoản một: khoản nào chưa thu được, chỗ nào số tiền không khớp, hóa đơn nào đáng lẽ phải xuất mà chưa xuất, các cơ hội bán hàng đã đánh dấu chốt deal có gắn hợp đồng hay chưa. Mỗi phát hiện đều kèm dữ liệu có thể truy ngược để kiểm chứng, nên chúng tôi chỉ cần cầm danh sách là có thể vào hệ thống xác nhận ngay.
Newton cũng hỗ trợ duy trì dữ liệu khách hàng và cơ hội bán hàng. Mỗi sáng, Newton dùng dữ liệu đăng ký kinh doanh công khai để bổ sung thông tin cơ bản cho khách hàng mới như mã số doanh nghiệp (mã số thuế của công ty tại Đài Loan) và địa chỉ. Newton cũng định kỳ lọc ra những dữ liệu cần chỉnh lý, ví dụ khách hàng bị tạo trùng, rồi chuyển cho đồng nghiệp phụ trách quyết định cách xử lý.
Khi cần số liệu, Newton cũng giúp được. Phân tích doanh số theo năm, báo cáo tiến độ cơ hội bán hàng dùng trong các cuộc họp kinh doanh, Newton đều có thể tổng hợp, và còn ghi rõ nguồn của từng con số: số nào tra được từ hệ thống, số nào do đồng nghiệp cung cấp, số nào do Newton ước tính.
Những việc lặt vặt nhưng không thể thiếu khác cũng dần được giao cho Newton: vào các nền tảng tuyển dụng lớn, sàng lọc sơ bộ ứng viên theo yêu cầu của từng vị trí, mỗi tuần viết báo cáo cho người phỏng vấn tham khảo; người phỏng vấn quyết định hẹn ai, Newton hỗ trợ gửi lời mời. Newton còn giúp bộ phận tài chính đối chiếu các khoản chi hộ với hóa đơn; soạn sẵn biên bản họp một ngày trước cuộc họp kinh doanh để chúng tôi kiểm tra rồi mới gửi; chuẩn bị chương trình nghị sự cho General Meeting; và mỗi tối điểm qua tin tức AI mới, chỉ đề xuất những gì đáng để áp dụng.
Ba điều chúng tôi học được khi làm việc cùng AI
1. Newton bày vấn đề ra, chúng tôi quyết định cách xử lý.
Tìm ra đúng một khoản không khớp giữa cả núi dữ liệu, Newton nhanh hơn chúng tôi rất nhiều. Nhưng tìm ra rồi thì vì sao khoản này chưa thu, có nên truy thu không, xử lý thế nào, những câu hỏi đó vẫn cần người hiểu khách hàng và nắm rõ đầu đuôi câu chuyện đánh giá. Newton lo tìm ra vấn đề, chúng tôi lo giải quyết vấn đề.
2. Đồng nghiệp càng đáng tin cậy, càng biết hỏi trước một câu.
Xác nhận trước khi sửa dữ liệu, kiểm tra trùng lặp trước khi tạo khách hàng mới, chỉ điền vào ô trống mà không ghi đè dữ liệu cũ, con số nào cũng ghi nguồn. Chính những thói quen làm việc này của Newton là lý do chúng tôi yên tâm giao việc. Làm việc với người là vậy, làm việc với AI cũng vậy: niềm tin được tích lũy qua từng lần thể hiện ổn định.
Tất nhiên, chúng tôi cũng vạch rõ ranh giới cho Newton: được tiếp cận dữ liệu nào, được làm đến bước nào, đều đã được lên kế hoạch từ trước; những việc liên quan đến đánh giá hay cần trao đổi với bên ngoài, cuối cùng nhất định phải qua tay con người.
3. Giao đi việc lặp lại, giữ thời gian cho con người.
Đối soát, bổ sung dữ liệu, chỉnh lý biên bản họp, những việc này ngày nào cũng có, chỉ cần một ngày không làm là dồn lại. Từ khi giao cho Newton, chúng tôi cuối cùng cũng có thời gian cho những việc cần kinh nghiệm, cần giao tiếp, cần ngồi lại trao đổi kỹ lưỡng với nhau.
Tổng quan phân công giữa AI và con người
Hợp tác với AI Crew đến nay, chúng tôi ngày càng thấy rõ: để AI thật sự đi vào công việc hằng ngày, mấu chốt không chỉ nằm ở việc mô hình mạnh đến đâu, mà ở ba điều: vai trò được định nghĩa rõ ràng, kết quả có thể kiểm chứng và trách nhiệm vẫn thuộc về con người.
Newton có phạm vi trách nhiệm rõ ràng; mỗi kết quả Newton đưa ra đều ghi nguồn, có thể đối chiếu lại; còn đánh giá và quyết định cuối cùng vẫn do đồng nghiệp đảm nhận. Cách cộng tác này cũng chính là điều OakMega luôn trăn trở khi hỗ trợ doanh nghiệp triển khai AI.
Muốn hiểu thêm về AI Crew? Hẹn gặp bạn ngày 13/11
AI Crew phân công ra sao, phối hợp với đồng nghiệp thế nào, và doanh nghiệp nên làm gì để AI thật sự đi vào công việc hằng ngày? Chúng tôi sẽ chia sẻ nhiều hơn tại Sự kiện ra mắt sản phẩm OakMega 2026 ngày 13/11/2026.
👉 Đăng ký ngay Sự kiện ra mắt sản phẩm OakMega 2026
Câu hỏi thường gặp
Q: AI Crew là gì? A: AI Crew là nhóm đồng nghiệp AI do CTO Khan của OakMega xây dựng cho công ty. Mỗi thành viên đều có tên và vai trò riêng, gồm quản lý sản phẩm Margaret, quản lý dự án Barbara, kỹ sư dự án Maxwell, kỹ sư backend Euler, kỹ sư frontend Hopper, trợ lý Hedy và vận hành tài chính Newton.
Q: Đồng nghiệp AI Newton phụ trách những công việc gì? A: Newton phụ trách vận hành tài chính, bao gồm đối soát hóa đơn, khoản thu, ghi nhận doanh thu và hợp đồng; duy trì dữ liệu khách hàng và cơ hội bán hàng; tổng hợp phân tích doanh số và báo cáo tiến độ cơ hội bán hàng; đồng thời hỗ trợ sàng lọc sơ bộ ứng viên, soạn biên bản họp và chuẩn bị chương trình nghị sự.
Q: Giao việc kế toán cho AI, làm sao đảm bảo không sai sót? A: Newton xác nhận trước khi sửa dữ liệu, kiểm tra trùng lặp trước khi tạo khách hàng mới, chỉ điền vào ô trống và ghi nguồn cho mọi con số. Dữ liệu và quyền hạn Newton được tiếp cận đều đã được lên kế hoạch từ trước; những việc liên quan đến đánh giá và trao đổi với bên ngoài, cuối cùng nhất định phải qua tay con người.
Q: Đâu là mấu chốt khi doanh nghiệp triển khai AI? A: Từ kinh nghiệm hợp tác giữa OakMega và AI Crew, mấu chốt nằm ở ba điều: vai trò được định nghĩa rõ ràng, kết quả có thể kiểm chứng và trách nhiệm vẫn thuộc về con người.
Q: Muốn tìm hiểu thêm về AI Crew thì có thể đến đâu? A: OakMega sẽ tổ chức Sự kiện ra mắt sản phẩm 2026 vào ngày 13/11/2026, tại đó chúng tôi sẽ chia sẻ thêm nhiều cách thức cộng tác giữa AI và doanh nghiệp. Rất mong bạn đăng ký tham dự.
