Inside OakMega | Không gian để niềm tin được vun đắp mỗi ngày: 1 on 1 Meetings

Ở một công ty tăng trưởng nhanh, các cuộc họp diễn ra liên tục: họp dự án, họp tiến độ, họp sản phẩm, họp kinh doanh…

Nhưng tại OakMega, chúng tôi chủ động giữ lại một không gian trò chuyện không bị chi phối bởi tiến độ hay hiệu suất: 1 on 1 meetings.

Vì sao cần 1 on 1 Meetings?

1 on 1 không phải là quản lý vi mô, cũng không phải buổi đánh giá hiệu suất. Trong môi trường làm việc tự chủ cao và từ xa, đây là nơi chúng tôi thống nhất kỳ vọng, chia sẻ ý tưởng và điều chỉnh nhịp độ làm việc — một không gian trò chuyện riêng dành cho quản lý và các thành viên trong nhóm.

OakMega tổ chức 1 on 1 Meetings như thế nào?

Mỗi nhóm có cách làm 1 on 1 khác nhau: có nhóm gặp mỗi quý một lần, có nhóm gặp hằng tuần; có người thích ngồi trò chuyện yên tĩnh trong phòng họp, có người thích vừa đi dạo vừa nói chuyện, cũng có người thích vừa ăn vừa trao đổi ý tưởng; có buổi thiên về phát triển bản thân, có buổi lại tập trung vào nhịp độ công việc và tình hình phối hợp.

Tuy nhiên, dù hình thức thế nào, chúng tôi nhận thấy mọi người đều chia sẻ một vài nguyên tắc cốt lõi:

• Tập trung vào sự phát triển và kỳ vọng của mỗi người
  1 on 1 giúp mỗi người thống nhất mục tiêu và định hướng nghề nghiệp, chứ không chỉ để rà soát tiến độ công việc.
  

“Mục đích quan trọng nhất của 1-on-1 là giúp mỗi người đạt được mục tiêu nghề nghiệp của mình, đồng thời thống nhất mục tiêu và cách thực hiện.” — CEO, Porsche

• Tạo không gian để bày tỏ và thảo luận
  Giúp các thành viên chia sẻ ý tưởng, thảo luận khó khăn, thậm chí nêu ra những câu hỏi khó nói trong cuộc họp nhóm.

“Với tôi, 1-on-1 là cách để những đồng nghiệp hơi nhút nhát cũng có một khoảng thời gian chính thức để trao đổi về vấn đề của mình.” — CTO, Khan

• Xây dựng đồng thuận và định hướng
  Thông qua trò chuyện để tìm ra bước tiếp theo, đồng thời giúp mỗi người cảm thấy được thấu hiểu và hỗ trợ.
  

“Tôi muốn thông qua 1-on-1 để hiểu công việc cũng như tình trạng thể chất và tinh thần của đồng nghiệp trong quý này, từ đó tìm ra cách phối hợp tốt hơn.” — Head of Product, Samuel

‍

1 on 1 Meetings giúp chúng tôi thực hành văn hóa như thế nào?

Văn hóa không được xây dựng bằng thông báo hay quy chế, mà được định hình qua từng lần tương tác thật sự.

1 on 1 tạo ra một bối cảnh để niềm tin được hình thành đều đặn. Các thành viên biết rằng luôn có một khoảng thời gian dành riêng để nói về những vướng mắc ngoài công việc, những chỗ chưa quen với nhịp độ, hay những băn khoăn về vai trò và tương lai. Với quản lý, đây cũng là một trong số ít dịp để thật sự hiểu tình trạng của từng người: Quý này thành viên đang học gì? Ở đâu họ thấy vất vả? Những việc nào họ thực ra đã làm nhiều hơn những gì nhìn thấy bên ngoài?

Trong môi trường làm việc tự chủ cao, những cuộc trò chuyện như vậy càng quan trọng. Chúng bù đắp những cảm xúc, kỳ vọng và sự ăn ý dễ bị bỏ qua khi làm việc từ xa và phân tán.

‍

1 on 1 Meetings là trách nhiệm của cả hai phía

Chúng tôi tin rằng mỗi thành viên đều có khả năng chịu trách nhiệm cho sự phát triển của chính mình.

Vì vậy, một buổi 1 on 1 tốt không đơn thuần là thành viên báo cáo, cũng không phải công cụ quản lý một chiều của cấp trên, mà là cuộc trò chuyện do cả hai bên cùng vun đắp.

Điều đó đòi hỏi sự chuẩn bị và tâm huyết từ cả hai phía: thành viên mang đến câu hỏi, ý tưởng và nhu cầu; quản lý mang đến thời gian, sự tập trung và phản hồi. Hai bên cùng thống nhất kỳ vọng và bày tỏ sự cảm ơn với nhau, giúp việc phối hợp suôn sẻ hơn và biến mỗi cuộc trò chuyện thành một cơ hội để phát triển.

Sau cùng, mọi thứ quay về cuộc trò chuyện

Tại OakMega, chúng tôi coi trọng sự tôn trọng lẫn nhau và tin rằng mọi tiếng nói đều xứng đáng được lắng nghe.

1 on 1 biến điều đó từ một lý tưởng thành thói quen hằng ngày. Nó đưa “niềm tin” vào lịch làm việc, biến “lắng nghe” thành hành động cụ thể, và giúp những cuộc trò chuyện không chỉ diễn ra khi mọi việc thuận lợi.

Khi mỗi người đều biết rằng có một không gian nơi mình được lắng nghe trọn vẹn và được đối xử nghiêm túc, văn hóa không cần phải nhắc đi nhắc lại — nó sẽ tự nhiên hiện diện trong cách chúng tôi làm việc cùng nhau.