チャットコミュニティで無料オフラインイベントの出席率80%を実現するには？

2020 TeleLens DemoDayが無事に終了しました！ご参加いただいた皆さま、ありがとうございました。当日は雨で無料イベントの出席率が心配でしたが、最終的なチェックイン率は83%でした。TeleLens DemoDayである以上、Telegramでできることを見せたい。そこでオンライン申込、会場でのチェックイン、イベント中のゲームまで、すべてTelegram botで実施しました。

その過程で、私たちは何をしたのでしょうか。

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Telegramの申込フォーム

Telegramをイベント申込の拠点に選んだのは、実はかなりの賭けでした。Telegramの操作に慣れていない人が多いのではと心配していたのですが、ふたを開けてみれば杞憂で、申込者数は予想を大きく上回りました。

申込URLは「社群丼メカ執事」botに誘導し、ウェルカムメッセージ、またはキーワードの入力で確実に受け取れるようにしました。

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新規botユーザー：ウェルカムメッセージでイベント申込情報を配信

既存botユーザー：キーワードで申込リンクを送信

申込はフォーム形式です。入力内容をその場で確認・修正でき、電話番号やメールアドレスの形式も簡易チェックできます。chatbotで一問一答するよりも、効率よく申込を完了できます。

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TelegramのチェックインQRコード

申込締切後は参加者の選考に入り、botでタグを使ったセグメント配信を行い、「参加します」か「参加できません」で返信してもらいました。「参加できません」の人数に応じて順に繰り上げ、この過程もすべてタグで管理しました。最後に「参加します」のタグが付いた人にQRコードを送り、当日の入場チケットとしました。

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当日、QRコードをスタッフに読み取ってもらうと「チェックイン完了」のタグが付き、このタグを使ってその後のゲームを進めます。ゲームに参加できるのは会場でチェックインした人だけ。クイズの答えのキーワードを知っていても、「チェックイン完了」のタグがなければ反応しないため、会場にいる人だけが参加できるようにしました。

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QRコードは一人ひとりに合わせてカスタマイズし、特別感を演出しました。厳選したイベントで、申込が殺到して人数を絞らざるを得なかったからこそ、細部にまで気を配りました。その結果、入場の流れもよりスムーズになりました。

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こんな疑問があるかもしれません。

QRコードを受け取れなかった人はどうチェックインする？

スタッフが会場でキーワードテンプレートの起動を案内し、当日のチェックイン用パスワードを入力すれば「チェックイン成功」のタグが付きます。

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イベントのチケット販売サイトと何が違う？

今では多くのイベントプラットフォームで、申込からチェックインまでスムーズに進められます。それでも、なぜこの方法を選ぶのでしょうか。

理由は3つあります

📌 参加者リストを自社で持てる（多くのチケット販売サイトは申込データを提供しない）
📌 SNSのアルゴリズムに左右されない
📌 参加者に直接メッセージを送れる（事前案内、集合写真、当日の発表資料など）

私たちは、チャットコミュニティを熱心なファンが集まる場所だと繰り返し定義してきました。自社のチャットコミュニティなら熱心なファンを囲い込め、フォームでの申込と同時にデータを自社アカウントに取り込めるため、ファーストパーティデータの基盤になります。

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出席率のカギはダブルチェック

期間中、リマインドは合計4回送りました。
1. 参加確認：「参加します」「参加できません」
2. 入場用QRコードの送信
3. 前日のリマインド
4. 当日午前の天気リマインド（当日はずっと雨模様）

これらのリマインドは、無料イベントの存在を忘れないようにするためのものです。有料イベントなら皆チケットを持って足を運びますが、無料イベントは天候や優先度の低さから後回しにされやすく、出席率が下がりがちです。

今回、前日の時点では90%の出席率を見込んでいましたが、最終的に来場したのは85%でした。それでも、多くの無料イベントの出席率60%を大きく上回る結果です。

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イベント後のマーケティング

当日のイベントタグは、その後のマーケティングにも活用できます。たとえばイベント中に提供した特典の期限が近づいたらリマインドを送るなど、こうした情報はタグを限定して配信でき、やみくもにばらまくこともありません。

さらに、当日来場しなかった人や、申し込んだものの選ばれなかった人にも働きかけられます。「フォームをクリックしたが申込未完了」「申込済みだがチェックイン未完了」「チケット送付済みだがチェックイン未完了」など、タグごとに異なる特典の組み合わせや情報を届けられます。

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まとめ

チケットがあることで、無料イベントにも特別感が生まれます。私たちは一人ひとりのプロフィール写真をQRコードに隠すデザインにして、参加者に自分専用の特別感を届けました。さらにチャットアプリならではの「対話」を生かし、イベントのリマインドを重ねました。

ちょっと口うるさい友だちのように、こまめに優しくリマインドし続けたことで無料イベントは順調に進み、チャットコミュニティの強みを存分に発揮できました。

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※ TeleLensからもうれしいお知らせです。12/31までに連携を完了すれば、2021/06/30まで無料でご利用いただけます。この機会をお見逃しなく。

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